5 persönliche Tipps für mehr Disziplin im Alltag

Selbstmanagement für Fortgeschrittene

GTD
GTD, das Kürzel für Getting Things Done, geistert seit geraumer Zeit durch die Blogosphäre. Sein Urheber ist David Allen mit seinem gleichnamigen Buch. Was ist daran so sexy?

Wir haben als Wissensarbeiter alle damit zu tun, die Unmengen an Informationen, die täglich auf uns einstürmen, zu verwalten, damit sie auch nutzbar werden. Und dann gibt es auch noch all die Gedanken, die uns neben der Bewältigung unseres beruflichen Alltags beschäftigen. Der Anruf der besten Freundin, die Bedürfnisse der Familie, die Frage, was man zum Mittagessen kochen soll, welches Geburtstagsgeschenk für den Kollegen angemessen ist – all das haben wir jeden Tag so oder ähnlich im Kopf. Was nichts Schlechtes ist, aber zum Problem werden kann, wenn wir vor lauter Gedankenkarussell unsere Arbeit nicht mehr erledigt bekommen.

Produktivität wird nur möglich mit einem gewissen Maß an Disziplin und Techniken, die das unterstützen. GTD scheint so ein System zu bieten, was seinen ungeheuren Erfolg vielleicht erklärt. Johannes Kleske hat sich darauf spezialisiert und bietet im imgriff-Blog eine einführende und sehr informative Serie zum Thema an.

Ich muss ja gestehen, mir persönlich erscheint das im Moment als zu kompliziert, und ich habe wenig Lust, mich einzuarbeiten. Obwohl von Seiten der GTD-Verfechter ja immer wieder betont wird, dass man viele der empfohlenen Methoden wahrscheinlich schon längst in irgendeiner Form nutzt. Wie zum Beispiel die folgenden:

Check Off und Eisenhower
check off
Mein persönliches Lieblings-Tool ist zurzeit Check Off, das aber leider 😉 nur für Mac-User zur Verfügung steht. Damit kann man wunderbar eine kleine To-Do-Liste führen und sie je nach Dringlichkeit farbig markieren. Ich halte mich dabei an das simple, aber praktische Eisenhower-Prinzip: Was wichtig UND dringlich ist, erhält höchste Priorität (A), was zwar wichtig, aber nicht dringlich ist, wird entweder auf Wiedervorlage gelegt oder eventuell delegiert (B), und was dringend, aber nicht wichtig ist, erledige ich so schnell wie möglich (C). Und dann wird regelmäßig gecheckt, was aus Kategorie B auf A rutscht, wenn zum Beispiel ein Abgabetermin näher rückt. In Verbindung mit einer ganz klassischen To-Do-Liste, die ich von Hand ergänze, sobald mir etwas einfällt, funktioniert das ausgezeichnet.

Drei-bis-fünf-Regel
Zusätzlich halte ich mich an einen Tipp, den ich kürzlich auch bei Marc Andreesen gelesen habe: Jeden Abend überlege ich, welche drei bis maximal fünf Aufgaben ich am nächsten Tag unbedingt erledigen muss. Höchstens fünf, nicht mehr. Wenn ich das schaffe und vielleicht sogar etwas mehr – wunderbar. Aber weniger gilt nicht. Der Mann muss übrigens wissen, wovon er spricht: Er hat damals mit Mosaic den ersten massentauglichen Browser programmiert und ein Jahr später Netscape gegründet, ist also einer der ersten erfolgreichen Internet-Entrepreneure (Quelle).

Ordnung auf dem Schreibtisch
Auch wenn ich diese Regel selbst leider immer wieder vernachlässige: ein aufgeräumter Schreibtisch hilft, auch in die Gedanken Ordnung zu bringen. Deshalb habe ich einen Pultordner mit Datumsanzeige, in den ich Dokumente sortiere, die zeitgebunden sind: Rechnungen etc. Jeden Tag ein Blick, und ich sehe, was ansteht. Dann nutze ich noch ein Mappensystem für aktuelle Projekte, die ich noch nicht im Ordner ablegen kann, weil sie noch nicht abgeschlossen sind. In meinem Postkorb sammle ich alles, was gerade nicht ins System passt und checke ihn regelmäßig – idealerweise einmal pro Woche. So habe ich das Papierchaos einigermaßen im Griff.

Was sind Ihre persönlichen Favoriten, um Ihre Produktivität zu steigern?

Morgen gibt es dann noch Streicheleinheiten für den Schweinehund – bleiben Sie dran.

4 Kommentare

  1. Monika Meurer

    Hezrlichen Glückwunsch zu den Ordnungsstrukturen. Das hört sich doch super an.

    Hier noch ein Tipp zum Postkorb: Es gibt nichts, was nicht ins System passt. (oder das System stimmt noch nicht. Es gibt auch keinen Tagesordnungspuntk „Sonstiges“ oder den Ordner „Diverses“) Alles was im Postkorb liegt kann ebenfalls in die Wiedervorlage einsortiert werden, indem man den Unterlagen einen Termin vergibt: Der Termin, an dem ich entscheide, ob ich die Einladung annehme. Der Termin, an dem ich mich entscheide, das Angebot zu ordern…. So würde das Postkorb abarbeiten einmal pro Woche entfallen. Sofort, wenn ich die Post aufmache entscheide, was damit zu tun ist. Papierkorb? Wiedervorlage? Delegieren? Durch die Zwischenablage im Postkorb, nimmt man die Dokumente einmal zu viel in die Hand. Man muss immer wieder überlegen, was war das noch? Worum geht es?? Also am Besten direkt in die Wiedervorlage.

    Die zweite Mappe für Projekte, bei denen man z. B. auf eine Antwort wartet, nennt man übringes Pending-Mappe, weil der Vorgang noch in der Luft schwebt.

    Viel Spaß weiterhin mit der Ordnung!!

  2. heide

    Ah, das klingt viel versprechend, danke! Mit einigen Dokumenten, bei denen ich nicht lange nachdenken muss, klappt das auch schon ganz gut: Telefonrechnungen, Kontoauszüge und sowas wird gleich wegsortiert in die entsprechenden Ordner. Ab dem nächsten Postkorbsortieren werde ich Ihre Variante mal ausprobieren.

  3. slenz

    GTD – ein recht interessanter Ansatz. Aber wie schwer es ist, sich selbst an seine eigenen Pläne zu halten, hat sogar Johannes Kleske bestätig. In seinem Artikel “Ich mache kein GTD (Update)” (https://tautoko.info/2006/06/12/ich-mache-kein-gtd/) schreibt er über den eher gescheiterten Versuch, sich selbst anhand dieser Grundsätze zu organisieren.
    Vielleicht hilft deswegen auch sich nochmal klar zu machen „warum“ etwas wichtig und dringend ist, um zu vermeiden dass man in einen reinen „Abarbeitungs-Modus“ fällt. In dem man sich nicht mehr wohl fühlt. Also, zu versuchen schon vorab einen Filter einzubauen.
    Und dann immer wieder überprüfen, ob geplante Zeit und tatsächlich verplante Zeit im Einklang liegen. Und wenn nicht, nach den Gründen suchen. Und seinen Kurs korrigieren.
    Ansonsten herzlichen Dank für die guten Tipps!

  4. Zamyat M. Klein

    Also, ich arbeite seit Jahren begeister mit Classei (gibt auch Mappei, ist das gleiche Prinzip), so dass ich gar keine Ordner mehr habe (kaum) und vor allem keine Körbchen. Die wurden immer blitzschnell zu kleinen Wolkenkratzern.
    Ansonsten habe ich – seit Monikas Beratung 🙂 – eine Wiedervorlagemappe.

    Aber all die komplizierten Systeme – nix! Ich mache alles mit Mind Map – Wochenplan (statt To Do Liste) aufgeteilt nach Bereichen -das ist für mich viel übersichtlicher als Listen untereinander. Und kann schnell mit Markern farbig deutlich machen, um welchen Bereich es geht oder welche Priorität es hat.

    Bei den Prioritäten orientiere ich mich an den vier Quadranten von Covey und fange immer mit der A Aufgabe an und sehe zu, dass ich auch eine B Aufgabe mache. (die hat bei Covey eine andere Gewichtung: nicht dringend aber wichtig heißt, hier geht es um sehr grundsätzliche Dinge wie eigene Fortbildung oder mein Buch schreiben oder anderes, ohne dass meine Arbeit längerfristig nicht erfolgreich ist. Nur ist sie eben nicht dringend, weil sie nicht morgen erledigt sein muss).

    Und für jeden Tag ein Mind Map, und alles was ich erledigt habe, markiere ich grün – dann leuchtet es mich an: fertig! 🙂

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