Der heutige Gastbeitrag von Dr. Maren Kaiser ergänzt meine Artikelserie zum Thema Jahresplanung 2016 ganz wunderbar und gibt noch einige zusätzliche Hinweise – vielen Dank dafür!
Jahresplanung 2016 – Was ist für Unternehmer wichtig?
Wie bereiten Sie sich als Unternehmerin oder Unternehmer auf das kommende Jahr vor? Vielleicht gar nicht? Sie arbeiten einfach so weiter wie bisher? – Läuft ja einigermaßen …
Ohne Planung wird es irgendwie laufen, aber eben nur irgendwie. Das bedeutet, dass Sie auch scheitern könnten …
Erfolg durch Jahresplanung
Bauen Sie vor, indem Sie eine Planung für 2016 und evtl. im Groben sogar für die Folgejahre machen, je nachdem wie kurz- oder langfristig Ihre Geschäftszyklen sind.
Was gehört nun zu einer guten Jahresplanung?
Als Allerwichtigstes und Erstes Ihre strategische Planung!
Sie steuern Ihre Geschäftsentwicklung aktiv nur mit ganz konkreten Zielen und schrittweisen Umsetzungsplänen. Tun Sie das nicht, überlassen Sie das meiste dem Zufall.
Ganz wichtig: planen Sie wahrnehmbare Ergebnisse, die Sie zu einem definierten Zeitpunkt erreicht haben werden. Eine reine Checkliste zu erledigender Aufgaben verführt schnell zum „busy going nowhere“, so dass Sie ständig irgendetwas zu tun haben, viel abhaken, aber wenig dabei herauskommt.
Die folgenden Fragen helfen Ihnen bei Ihrer strategischen Planung:
- Welchen Umsatz wollen Sie 2016 machen?
- Wie wollen Sie diesen Umsatz erreichen?
- Mit mehr Kunden? Mit einer neuen Zielgruppe?
- Mit neuen Kooperationspartnern?
- Mit welchen Ihrer Dienstleistungen und Produkte wollen Sie welchen Umsatz machen?
- Welche neuen Dienstleistungen oder Produkte wollen Sie auf den Markt bringen?
- Etc.
Ein anschauliches Beispiel, wie Sie Ihr Dienstleistungsangebot überprüfen und planen können, finden Sie in diesem Blog-Artikel.
Aus Ihren Entscheidungen resultieren entsprechende Konsequenzen für Ihr Marketing:
- Was müssen Sie tun, um mehr Geschäft mit Bestandskunden zu generieren?
- Was werden Sie wann tun, um neue Kunden zu finden?
- Wie, ab wann und über welche Kanäle bewerben Sie Ihre geplanten Marketing-Veranstaltungen für Ihre Dienstleistungen und Produkte?
- Etc.
Jetzt haben Sie eine Liste der wichtigsten Ergebnisse und Aktionen, die Sie in Ihrer Jahresplanung berücksichtigen wollen.
Wie machen Sie nun daraus eine Jahresplanung?
Lesen Sie zunächst das grundsätzliche Prinzip. Unten folgt die konkrete Anleitung für Ihre persönliche Planung.
Das Prinzip der Jahresplanung
Geplant wird in unterschiedlichen Zeithorizonten. Bezogen auf das Jahr sind das Quartal, Monat, Woche und Tag. Dabei gilt: je weiter in der Zukunft, umso gröber wird geplant. Je näher am heutigen Tag, um so detaillierter planen Sie.
Für die vier Quartale des Jahres 2016 planen Sie grob, wann Sie welches Ziel bzw. Ergebnis erreicht haben wollen.
Für das erste Quartal 2016 machen Sie eine grobe Monatsplanung, was Sie in welchem Monat bearbeiten werden.
Für den Januar 2016 verfeinern Sie Ihre Planung bereits bis auf die Ebene der Wochen. Es reicht aus, für die jeweilige Woche alle Aufgaben zu notieren. Die Planung bis auf Tagesebene erfolgt dann jeweils am Freitag der Vorwoche oder am Montag der Woche.
Den ersten Arbeitstag im nächsten Jahr planen Sie an Ihrem letzten Tag vor Ihrer Weihnachtspause. So können Sie ganz entspannt mit einem guten Gefühl abschalten.
Dieses Planungssystem beinhaltet, dass Sie regelmäßig zu Beginn der neuen Woche, des Monats und des Quartals Ihre Planung verfeinern. So haben Sie alles im Griff und können sich gleichzeitig auf Ihre aktuellen Aufgaben konzentrieren, frei von der Sorge, etwas zu spät anzupacken.
Anleitung für Ihre Jahresplanung 2016
Planen Sie in mehreren Schritten, die Sie für jedes Ziel durchlaufen:
- Definieren Sie für Ihr Jahresziel maximal 5 Teilziele, die alle ein konkretes Ergebnis haben werden.So werden aus „große Brocken“ zu bewältigende Aufgaben und Ihre Erfolge auf dem Weg zu Ihrem Ziel werden sichtbar. Dies ist ein wichtiger Motivator, um am Ball zu bleiben.
- Als Zweites schätzen Sie den Zeitaufwand, den Sie für das Erreichen der Teilziele benötigen werden. Zum Beispiel 5 Arbeitstage à 8 Stunden für Teilziel 1 = 40 Arbeitsstunden.Rechnen Sie 1/3 der Zeit als Puffer hinzu. So haben Sie 40 Arbeitsstunden + 14 Reservestunden. Denn irgendetwas dauert immer länger als Sie vermuten. Außerdem neigen wir generell dazu, den Aufwand zu unterschätzen. Falls Sie gern extrem knapp planen oder viel Unvorhergesehenes Ihren Arbeitsalltag dominiert, sollte die Pufferzeit noch größer sein.
Sie wundern sich, dass ich 40 + 14 und nicht 54 schreibe? Wenn Sie mit 54 Stunden planen, werden Sie auch 54 Stunden benötigen! Denn Arbeiten tendieren dazu, sich in die vorhandene Zeit auszudehnen, selbst wenn es schneller gehen könnte. Ihr Ziel ist aber, in 40 Stunden fertig zu sein!
- Definieren Sie für alle Ziele und Teilziele das Datum, zu dem Sie sie erreicht haben wollen. Überprüfen Sie, ob dies mit akzeptablem Ressourcen-Einsatz möglich ist.
- Schritt 1 bis 3 wiederholen Sie für alle Ihre Jahresziele 2016 und tragen Ziele und Teilziele in Ihren Kalender ein.Beachten Sie dabei, dass Sie neben den Arbeiten an Ihren Zielen, Ihre täglichen Arbeitsroutinen wie E-Mails, Telefonate, Kundentermine etc. zu erledigen haben. Und tragen Sie auch alle anderen Termine ein, die jetzt schon feststehen. Denken Sie dabei auch an Ihren Urlaub.
Verplanen Sie maximal 60 % Ihrer Arbeitszeit, um für Unvorhergesehenes gewappnet zu sein.
- Nun planen Sie rückwärts von dem jeweiligen Datum Ihrer Ziele und Teilziele, indem Sie den geschätzten Arbeitsaufwand auf die Quartale bzw. Monate verteilen.
Dabei gehen Sie nach dem oben erklärten Prinzip vor: Je näher am heutigen Tag, umso kleinteiliger planen Sie.
Für unser Beispiel könnte das folgendermaßen aussehen:
Das Ergebnis soll am 26. Februar 2016 vorliegen. Sie planen, pro Woche ca. 10 Stunden für dieses Projekt zu arbeiten. Für die 40 geschätzten Arbeitsstunden werden Sie also 4 Wochen benötigen. Mit den 14 Stunden Reservezeit (entspricht ca. 2 Wochen) benötigen Sie also einen Starttermin 6 Wochen vor den Endtermin. Spätester Beginn ist damit der 18. Januar 2016. Sie könnten jetzt schon 2 Arbeitspakete den beiden letzten Januarwochen zuordnen, die restlichen dem Februar. Diese würden Sie dann Anfang Februar genauer planen.
Stellen Sie fest, dass es durch parallel laufende Arbeiten irgendwo eng wird, legen Sie Ihr Startdatum noch weiter nach vorn.
Läge das Enddatum für dieses Teilziel im September 2016, würden Sie das Arbeitspaket als „zu planend“ auf den Anfang des 3. Quartals legen.
Ich nutze für meine Jahresplanung zwei Kalender in Größe DIN A4 mit einer Jahresübersicht, die pro Seite jeweils das 1. und 2. Halbjahr zeigt. So kann ich sie bequem mit auf Geschäftsreisen nehmen. Wer diese Planungsübersicht nur im Büro benötigt, ist mit einer schönen großen Jahresübersicht an der Tür oder Wand besser bedient.
Seit ich mit diesen Übersichten plane, sind mir Nachtschichten erspart geblieben. Diese sind früher dadurch entstanden, dass ich bei Terminabsprachen nur mit den Wochenübersichten in Outlook gearbeitet habe.
Für die Startzeitpunkte lege ich außerdem Termine in Outlook an. Die benötigte Zeit blocke ich grob. So wird sehr schnell deutlich, wenn ich mir zu viel vornehme.
Es ist übrigens ein wunderbares Gefühl, ein Ergebnis ein paar Tage vor dem geplanten Datum fertig zu haben. Wenn dann noch etwas Unvorhergesehenes dazu kommt, werden Sie sich doppelt freuen, es schon fertig zu haben.
Kurzprofil:
Dr. Maren Kaiser ist Coach aus Leidenschaft. Sie hinterfragt in ihrem Zeit- und Selbstmanagement Glaubenssätze, Werte und Verhaltensmuster, statt einfach nur Methoden zu vermitteln. So gelingt ihren Kunden die Veränderung von inneren Haltungen und Einstellungen, um eine tragfähige Grundlage für eine erfolgreiche und entspannte Selbstständigkeit zu schaffen. Auf ihrem Blog Vom Zeitjunkie zum entspannten Erfolgsmenschen gibt sie hilfreiche Impulse zum Thema Zeit- und Selbstmanagement.